El asistente IA para asesorías contables
En campaña de cuentas, el teléfono y el correo reciben la misma pregunta de veinte clientes a la vez: ¿qué me falta? El asistente reclama a cada cliente sus documentos pendientes y anota lo que llega. Las cifras y las respuestas fiscales siguen en sus manos.
Basta una frase. No se envía nada, no se guarda nada.
Hoy, 9:41
- El cliente : Buenos días, ¿qué me falta para las cuentas? Me voy de vacaciones el viernes y no quiero dejar el expediente parado.
- El agente : Buenos días. Falta el extracto bancario de diciembre y las facturas de compra de noviembre. Puede enviarlos por correo o subirlos al portal del cliente antes del jueves.
- El cliente : Ya no tengo la factura de noviembre, el proveedor ha dejado de responder a mis correos.
- El agente : Anotado, se lo paso a su gestor: le dirá si un justificante sustitutivo sirve para el expediente.
Un hilo de mensajes, no una aplicación que aprender.
Escríbale. Llámele. Mándele un correo.
La respuesta llega en el mismo hilo.
Por SMS
El cliente recibe un aviso breve sobre el documento que aún falta, con el plazo que ya fijó la asesoría. Responde con una foto, y el asistente anota la entrada en el expediente.
Por teléfono
Cuando la línea está ocupada con otra llamada, el asistente atiende, repite qué falta y en qué formato, y deja un resumen escrito. Nadie espera en un teléfono que no contesta.
Por correo
Las facturas y los extractos suelen llegar como archivo adjunto. El asistente los coloca en el expediente del cliente y avisa al gestor cuando por fin está completo.
Tres canales ya en uso, ninguna cuenta más.
Aquello a lo que no puede responder en el momento
Las dificultades que encontramos con más frecuencia, y en las que la IA aporta una mejora rápida.
Casos de uso concretos
Lo que ponemos en marcha en la práctica, bajo supervisión humana y respetando sus datos.
Por qué la campaña de cuentas satura la centralita
Veinte clientes que preparan sus cuentas hacen la misma pregunta en la misma semana: ¿qué falta? Cada uno tiene su versión: una factura extraviada, un extracto sin descargar, un justificante de gastos olvidado en un bolsillo. Cambian las palabras, no el fondo.
Responder una vez no cuesta nada. Repetirlo veinte veces, llamando a cada cliente que aún no ha entendido qué debe entregar, aparta a un gestor del expediente que debería estar llevando. Es una tarea de reclamación, no de criterio profesional, y ahí encaja un asistente.
Lo que el asistente no hace
No responde a ninguna pregunta fiscal, contable ni jurídica. Un tipo de IVA, un gasto deducible, la elección de un régimen: cada respuesta compromete a la asesoría, y debe salir del gestor, nunca de un asistente.
Tampoco valora si un documento es suficiente. Un justificante que falta, una factura dudosa, un caso particular: el asistente lo señala y pasa la mano. La decisión sigue siendo del gestor, que ve el expediente completo.
Preguntas frecuentes
¿Responde el asistente a las preguntas fiscales de los clientes?
No. Una pregunta sobre un tipo, una deducción o un régimen pasa directamente al gestor: el asistente la transmite y se lo dice al cliente, y nunca inventa una respuesta que comprometa a la asesoría.
¿Cómo sabe qué documentos faltan en un expediente?
Por la lista que la asesoría le da para cada cliente. No decide por su cuenta qué documento reclamar: el gestor fija la lista, el asistente la hace avanzar.
¿Puede un cliente enviarle un documento confidencial?
Los documentos que recibe se incorporan al expediente de la asesoría, igual que hoy lo hace un correo o una subida al portal. La asesoría decide quién tiene acceso a qué dentro de su propio sistema.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Cuente dos o tres semanas: una para reunir la lista de documentos por tipo de expediente, otra para ajustarlo a las expresiones de su asesoría, y luego un periodo en el que el gestor revisa cada intercambio antes de dejarle la mano.
¿Y para su actividad?
Partimos de sus solicitudes reales, no de una plantilla: dos semanas bastan para saber de qué se encarga un agente y qué le deja a usted.
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