Automatización no-code y workflows de IA
Diseñamos automatizaciones no-code enriquecidas con IA para tratar las tareas repetitivas de su organización. Cada proceso se prueba en un piloto acotado, con puntos de validación humana en las etapas sensibles.
buzón contable · adjunto PDF
- proveedor, fecha e importe registrados
- pedido correspondiente localizado
el umbral se fija con usted, en el encuadre
Por debajo
sin detención
Por encima
la factura espera su conformidad
sin reintroducción de datos · documento original conservado
Procesos que vale la pena estudiar
Algunos ejemplos de procesos que podemos estudiar con usted, del más sencillo al más sensible. Cada caso se adapta a sus herramientas y a sus reglas internas.
Primero sus herramientas, el workflow en medio
Un workflow no sustituye a su software: circula entre ellos. Estas son las familias de conexiones que ponemos en marcha, y lo que cada una maneja.
Mensajería
buzón compartido · agenda
CRM
fichas · oportunidades
Hojas de cálculo
libros compartidos
Documentos
carpetas · PDF · escaneos
Bases de datos
lectura · escritura
API internas
según sus accesos
El flujo de trabajo, en el centro
cada conexión documentada · derechos limitados a lo que exige el proceso
Cómo funciona
Un proceso en siete etapas, desde la detección de la tarea hasta el seguimiento en producción. Cada etapa termina con un punto de control antes de pasar a la siguiente.
01
Detección de la tarea
- Identificamos junto con usted la tarea que más tiempo consume, empezando por las que son repetitivas, frecuentes y bien delimitadas.
02
Encuadre del proceso
- El proceso se describe etapa por etapa: entradas, salidas, reglas de decisión y los puntos en que una persona debe validar.
- Este encuadre evita sorpresas desagradables en el momento de la puesta en marcha.
03
Diseño del workflow
- El workflow se construye con herramientas no-code, combinando la IA con las etapas que lo justifican: lectura de documentos, redacción, archivo.
- Cada etapa tiene un papel preciso.
04
Conexión de las herramientas
- Se configuran los accesos al correo, al CRM, a las hojas de cálculo y a las bases de datos, con permisos limitados a lo que el proceso realmente necesita.
05
Pruebas en un piloto acotado
- Probamos los resultados en un piloto acotado.
- El piloto abarca algunos documentos, algunos expedientes o un periodo corto, y los resultados se comparan con un tratamiento manual antes de ir más lejos.
06
Validación humana
- Las etapas sensibles siguen controladas por una persona, el tiempo necesario para comprobar la calidad de los resultados y ajustar las reglas si hace falta.
- La responsabilidad de las decisiones sigue siendo humana.
07
Seguimiento y mejora
- Una vez en producción, se hace seguimiento del workflow: volumen tratado, errores, casos particulares.
- Los ajustes se hacen progresivamente, sin romper el resto de la automatización.
Automatizaciones adaptadas a cada actividad
Cada organización tiene sus procesos recurrentes. Estos son casos ilustrativos, que hay que adaptar a su contexto, a sus herramientas y a sus exigencias de confidencialidad.
Despachos de contabilidad
- Factura recibida
- Importes extraídos
- Asiento preparado
- Validación
Un despacho de contabilidad podría automatizar la preclasificación de facturas: extracción de importes, fechas y proveedores, y luego preparación de los asientos para el contable.
Despachos de abogados
- Expediente abierto
- Documentos resumidos
- Plazos detectados
- Nota preparada
Un despacho de abogados podría confiar a un workflow el primer análisis de un expediente: resumen de los documentos, detección de los plazos límite y preparación de una nota de síntesis para el abogado.
Agencias inmobiliarias
- Solicitud de visita
- Criterios verificados
- Respuesta preparada
- Envío validado
Una agencia inmobiliaria podría calificar las solicitudes de visita recibidas por correo: comprobación del presupuesto, la zona y la disponibilidad, y luego respuesta a las solicitudes completas.
Autónomos y microempresas
- Presupuesto sin respuesta
- Recordatorio redactado
- Validación
- Envío
Un autónomo podría activar el recordatorio de los presupuestos que quedaron sin respuesta, con un correo personalizado preparado a partir del presupuesto original y sometido a validación antes de enviarse.
Pymes industriales
- Pedido recibido
- Captura automática
- ¿Importe elevado?
- Control humano
Una pyme industrial podría automatizar la captura de los pedidos recibidos por correo, con una comprobación humana sistemática en los importes elevados y los clientes inusuales.
Asociaciones
- Pago recibido
- Acuse enviado
- Cuota reclamada
- Lista actualizada
Una asociación podría automatizar la gestión de las afiliaciones: acuse de recibo, reclamación de cuotas y actualización de la lista de miembros a partir de los pagos recibidos.
Procesos concretos que automatizar
Ejemplos de procesos habituales para dar referencias. El alcance exacto se define con usted, según sus herramientas, sus volúmenes y sus reglas de validación.
- Tratamiento de facturas
- Recepción, lectura, extracción de la información clave, comprobación y archivo en la carpeta correcta, sin volver a capturar los datos a mano.
- Respuestas a correos frecuentes
- Redacción de un borrador de respuesta a las solicitudes recurrentes, sometido a validación humana antes de enviarse.
- Actas de reunión
- Conversión de una toma de notas o de una grabación en un acta estructurada, con las decisiones tomadas y las acciones a seguir.
- Recordatorios de pago
- Preparación de un recordatorio adaptado a cada retraso, con el historial del expediente, para validar antes del envío al cliente.
- Actualización del CRM
- Creación y actualización de las fichas de contactos y de las oportunidades a partir de los correos y las citas, sin doble captura.
- Archivo de documentos
- Clasificación de los documentos entrantes en las carpetas correctas, con un renombrado homogéneo y una búsqueda más sencilla.
- Preparación de presupuestos
- Reunión de los elementos de un presupuesto a partir de una solicitud simple: productos, cantidades, condiciones, y luego un borrador para completar.
- Seguimiento de vacaciones
- Centralización de las solicitudes de vacaciones, comprobación de los saldos, respuesta automática y actualización del calendario compartido.
- Alertas de stock
- Vigilancia de los niveles de stock y envío de una alerta cuando se alcanza un umbral, con el cálculo de las cantidades que hay que reponer.
Preguntas frecuentes sobre la automatización
Las respuestas a las preguntas que recibimos con más frecuencia sobre los workflows no-code y el lugar de la IA en los procesos.
¿Hace falta saber programar para usar un workflow?
No. Los workflows se construyen con herramientas no-code: las etapas se describen y se conectan visualmente. Su equipo no necesita conocimientos técnicos para usarlos, y usted mantiene el control sobre la lógica implementada.
¿Se equivocará la automatización?
Una automatización puede producir un error, igual que una persona. Por eso las etapas sensibles conservan una validación humana: importes, envíos, decisiones. Las pruebas en un piloto acotado sirven precisamente para comprobar la calidad de los resultados antes de la puesta en producción.
¿Qué herramientas conectamos?
El correo, el CRM, las hojas de cálculo, las bases de datos y las API, según los accesos que usted pueda prever. Cada conexión se documenta y se limita a los permisos necesarios para el proceso.
¿Dónde se tratan nuestros datos?
Según el diseño elegido, el tratamiento puede ser local (en sus propios equipos), híbrido o en la nube. Documentamos los flujos de datos para que usted sepa por dónde transita cada información y cómo se protege.
¿Por dónde empezar?
Por un piloto acotado: un solo proceso, un alcance limitado y criterios de éxito claros. Este enfoque permite comprobar el beneficio real antes de extender la automatización a otras tareas.
¿Qué pasa si cambia una herramienta?
Las herramientas evolucionan y sus interfaces cambian. Un workflow está diseñado para adaptarse: las etapas están documentadas, y un cambio de conexión o de regla se corrige sin empezar de cero.
¿Qué tarea le hace perder más tiempo?
Descríbanos un proceso. Podremos definir su alcance, los accesos necesarios y las pruebas de un piloto.
Para seguir avanzando
Otros formatos completan esta oferta, según su punto de partida.
Auditoría de IA y automatización
Dos semanas para elegir el proceso adecuado para automatizar, con una medición antes-después y una hoja de ruta a 90 días.
Taller: encuadrar y prototipar un agente de IA
Media jornada en grupo para aprender a detectar las tareas automatizables y construir un primer prototipo.
Agentes de IA a medida
Agentes de IA diseñados para su actividad, con las mismas exigencias de confidencialidad y de validación humana que nuestras automatizaciones.
Formación en herramientas de IA
Aprenda a detectar las tareas automatizables y a supervisar las automatizaciones implantadas en su organización.