Auditoría de IA: qué automatizar, a qué costo, con qué medición
En dos semanas, un mapa de las tareas automatizables de su empresa: ganancia potencial, viabilidad, riesgos de datos y una medición antes-después para comprobar el resultado. Sin vender ninguna herramienta.
Tres procesos examinados
- Procesamiento de facturasSeleccionado
volumen regular, reglas estables, medición posible antes y después
- Seguimiento de clientesSeleccionado
mismo modelo de carta cada vez, validación antes del envío
- Expedientes contenciososDescartado
demasiadas excepciones, los datos más sensibles del despacho
Ejemplo. La fila descartada cuenta tanto como las otras dos: una auditoría que nunca dice no, no decide nada.
Dos semanas, tres sesiones, una decisión
Una auditoría útil es una auditoría que se puede ejecutar. Cada sesión produce una decisión: qué conservar, qué descartar, qué medir.
Sesión 1
Entrevista de encuadre
- Una hora con las personas que ejecutan las tareas a diario.
- Enumeramos los procesos frecuentes, repetitivos y medibles, y descartamos los que no tienen una ganancia identificable.
- Usted elige tres candidatos junto con nosotros.
Entre sesiones
Análisis y decisión
- Describimos cada proceso en detalle: datos de entrada, etapas, reglas de negocio, puntos de validación humana y excepciones frecuentes.
- Cada uno se puntúa en tres ejes: la ganancia real medible, el riesgo ligado a los datos y la viabilidad técnica.
- La sensibilidad de sus datos determina la arquitectura: tratamiento local para los datos sensibles, nube para el resto, híbrido cuando ambos se justifican.
Sesión 3
Entrega en directo
- Un documento de decisión, no un informe de consultor: las opciones, las razones, las decisiones tomadas y el orden de magnitud del esfuerzo para la siguiente etapa.
- Para cada automatización elegida: qué automatizar, en qué orden, qué pruebas hacer antes de la puesta en marcha, y qué medición antes-después aplicar.
- Usted se lleva lo necesario para decidir en equipo.
Entregables que deciden, no que duermen en un cajón
En la auditoría no se vende ninguna herramienta: una decisión documentada sobre qué automatizar, en qué orden, y cómo medir el resultado. Así son los documentos.
| Proceso | Valor | Riesgo | Viabilidad |
|---|---|---|---|
| Procesamiento de facturas | Valor : 3 sur 3 | Riesgo : 1 sur 3 | Viabilidad : 3 sur 3 |
| Seguimiento de clientes | Valor : 3 sur 3 | Riesgo : 1 sur 3 | Viabilidad : 2 sur 3 |
| Preparación de presupuestos | Valor : 2 sur 3 | Riesgo : 1 sur 3 | Viabilidad : 3 sur 3 |
| Expedientes contenciosos | Valor : 2 sur 3 | Riesgo : 3 sur 3 | Viabilidad : 1 sur 3 |
Ejemplo. La última fila es un proceso descartado: alto valor, pero riesgo elevado en los datos y baja viabilidad. Una auditoría que nunca dice no, no clasifica nada.
D0
Auditoría entregada
los tres procesos seleccionados
D+30
Piloto
un solo proceso, alcance acotado
D+60
Medición
comparación con el tratamiento manual
D+90
Decisión
ampliar, corregir o detener
Ejemplo. Cada hito lleva su responsable, su prueba y la regla de validación humana definida para la etapa.
- Documentos contablespermanece en sus equipos
- Expedientes de clientes con nombrepermanece en sus equipos
- Catálogo y tarifaspuede salir
- Modelos de cartaspuede salir
Ejemplo. Es esta lista la que decide la arquitectura, y no al revés: lo que debe permanecer impone lo local, el resto puede tratarse en otro lugar.
Medición previa
Tiempo dedicado por expediente, medido durante dos semanas por las personas que realizan la tarea.
Umbral de validación
El piloto solo se conserva si la misma medición, repetida tras la puesta en marcha, supera el umbral acordado en el encuadre.
Ejemplo. Aquí no se anuncia ninguna cifra: el umbral se fija con usted, sobre su propia medición, antes de que empiece el proyecto.
- Matriz de selección completada
- Sus procesos evaluados y clasificados según valor, riesgo y viabilidad, con la nota que justifica cada posición.
- Hoja de ruta a 90 días
- Las etapas, las pruebas, la regla de validación humana y el responsable de cada automatización elegida.
- Lista de datos sensibles
- Los datos que deben permanecer locales y el motivo, dentro del marco del RGPD y la Ley de IA. Esta lista guía todas las decisiones de arquitectura.
- Propuesta para la siguiente etapa
- Una opción para el prototipo, con el orden de magnitud del esfuerzo, sin obligación de aceptarla.
- Documento de entrega
- La síntesis de la auditoría en un solo documento: las opciones, las razones, las decisiones tomadas y los procesos descartados.
- Medición antes-después definida
- Para cada automatización elegida, el indicador registrado antes del proyecto y el umbral que validará la ganancia tras la puesta en marcha.
Los límites fijados de antemano, para una opinión neutral
Una auditoría de automatización solo tiene valor si es neutral. Esto es lo que no hacemos, y lo que eso garantiza a su decisión.
Ninguna herramienta impuesta
La recomendación compara las opciones sin ningún vínculo con un proveedor. Usted sigue siendo libre de elegir la herramienta junto con su equipo.
Ninguna suscripción oculta
La auditoría no financia ninguna comisión. Ninguna solución se recomienda porque nos reporte algo.
Ninguna derivación a otra agencia
La misión se lleva a cabo internamente, de principio a fin. Si la auditoría concluye que no hay que hacer nada, también lo decimos.
Una decisión documentada
El entregable principal no es una presentación de venta: es una decisión escrita, con sus razones y sus condiciones.
Una medición antes-después
Ninguna ganancia se anuncia sin un indicador. Cada automatización elegida tiene su medición y su umbral de validación.
La libertad de no hacer nada
Si ningún proceso merece automatizarse ahora, la conclusión lo dice con honestidad. Eso también es una decisión útil.
Perfiles distintos, la misma pregunta: ¿qué vale la automatización aquí?
La auditoría está dirigida a los equipos que quieren decidir sobre hechos, no sobre promesas. Estos son los perfiles a los que más aporta.
- Pyme desbordada por tareas administrativas
- La captura de datos, los recordatorios y el archivo consumen horas cada semana. La auditoría estima el tiempo recuperable y la ganancia medible en esas tareas, antes de cualquier inversión.
- Despacho de contabilidad
- Los asientos, las conciliaciones y los justificantes son candidatos naturales. La auditoría comprueba la viabilidad y los puntos de validación antes de cualquier automatización.
- Despacho de abogados
- Informes, cartas, seguimiento de expedientes: procesos con un fuerte contenido redaccional. La auditoría identifica lo que la IA puede asistir sin tocar el criterio del abogado.
- Agencia inmobiliaria
- Anuncios, visitas, seguimiento de clientes potenciales, gestión de encargos: las mismas etapas se repiten en cada expediente. La auditoría identifica las que se pueden automatizar con seguridad.
- Autónomo o microempresa
- Solo o en un equipo pequeño, usted no tiene departamento informático. La auditoría solo retiene automatizaciones sencillas, mantenibles y sin dependencias técnicas pesadas.
- Empresa que ya intentó automatizar
- Un primer intento sin resultado, una herramienta adoptada y luego abandonada. La auditoría revisa qué falló y por qué, antes de volver a empezar sobre bases sólidas.
Lo que la auditoría examina en cada uno de sus candidatos
Estos son ejemplos de procesos que la auditoría puede examinar. Para cada uno, observamos los datos, las etapas, las reglas y los puntos de validación.
- Captura de facturas
- La auditoría examina los formatos de entrada, los campos que hay que extraer, las reglas contables y el punto de validación antes del pago.
- Recordatorios a clientes
- La auditoría examina el contenido de los recordatorios, su frecuencia, los plazos de pago y la regla que decide el paso al recordatorio telefónico.
- Preparación de presupuestos
- La auditoría examina los elementos de cálculo, los descuentos autorizados, las menciones obligatorias y la validación antes del envío al cliente.
- Actas de reunión
- La auditoría examina la toma de notas, la estructura del acta, el reparto de las acciones y la validación por los participantes.
- Gestión del correo
- La auditoría examina la clasificación por carpetas, las respuestas tipo, los adjuntos y los correos que exigen una respuesta personal.
- Actualización del CRM
- La auditoría examina los campos capturados, las fuentes de información, los duplicados y el momento en que la ficha debe enriquecerse o corregirse.
- Archivo de documentos
- La auditoría examina los tipos de documentos, las reglas de nomenclatura, la estructura de carpetas y los accesos autorizados para cada documento.
- Seguimiento de vacaciones
- La auditoría examina las solicitudes, los saldos, las validaciones del responsable y el historial transmitido a nómina.
Las preguntas frecuentes sobre la auditoría de automatización
El desarrollo, los compromisos y los límites de la auditoría, en unas cuantas respuestas directas.
¿Cuánto dura la auditoría?
Dos semanas, repartidas en tres sesiones: la entrevista de encuadre, el análisis de los tres procesos y la entrega en directo. Entre sesiones, trabajamos con sus documentos y sus datos.
¿Estamos obligados a automatizar después?
No. La propuesta para la siguiente etapa no conlleva ningún compromiso. Puede usar la hoja de ruta con su propio equipo, con otro proveedor, o no poner en marcha nada.
¿Qué procesos analizamos?
Tres procesos elegidos con usted durante el encuadre, entre los que son frecuentes, repetitivos y medibles. La matriz clasifica después a los demás candidatos para más adelante.
¿Cómo se mide la ganancia?
La hoja de ruta define, para cada automatización, un indicador registrado antes del proyecto y un umbral de validación tras la puesta en marcha. La ganancia anunciada es la que confirma esa medición.
¿Salen nuestros datos de la empresa?
La recomendación prioriza el tratamiento local para los datos sensibles. La lista de datos sensibles que produce la auditoría precisa qué puede tratarse en la nube y qué debe permanecer en las instalaciones.
¿La auditoría recomienda herramientas?
Sí, una recomendación neutral y documentada, que compara las opciones sin ningún vínculo con un proveedor. No vendemos ninguna herramienta: la decisión sigue siendo de su equipo.
Haga auditar su potencial de automatización
Una primera conversación gratuita para entender sus retos y decirle con franqueza qué puede y qué no puede hacer la IA por usted, con el orden de magnitud del esfuerzo.
Para seguir avanzando
Otros formatos completan esta oferta, según su punto de partida.
Automatización a medida
Una vez aprobada la auditoría, construimos las automatizaciones elegidas en la hoja de ruta, siguiendo sus reglas de validación.
Agentes de IA para su negocio
Para los procesos que exigen criterio propio, un agente de IA entrenado con sus datos locales y sus documentos.
Formación en el uso de la IA
Para que sus equipos aprovechen las automatizaciones y mantengan el control sobre los puntos de validación.
Auditoría de consultoría
Una visión más amplia de su organización y de los usos posibles de la IA, sin implementación.