Otter.ai: nuestra opinión

Otter.ai se une a una videollamada de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams a la hora prevista, transcribe la conversación en directo y publica un resumen con las acciones a seguir al final. La herramienta apunta tanto a la persona que quiere releer una entrevista como al equipo que quiere dejar de tomar notas en las reuniones.

Un robot que se anuncia, no un espía

Contrariamente a una idea extendida sobre los asistentes de reunión, Otter no se cuela discretamente en una llamada. Se une bajo un nombre visible para todos —[Nombre] de Notetaker (Otter.ai)— y publica un mensaje en el chat de la reunión en cuanto se conecta, con el enlace a la transcripción en curso. También puede enviarse un correo a todos los invitados antes de la reunión para avisar de que Notetaker asistirá. En el plan Enterprise y con una licencia de Microsoft, la extensión de Otter para Outlook va más allá: bloquea la entrada a la reunión de Teams mientras el participante no haya hecho clic para aceptar ser grabado. Es el mecanismo de consentimiento más desarrollado de las tres herramientas que hemos comparado en esta categoría.

Qué ocurre después con la grabación

Aquí es donde cambia el panorama. La política de privacidad de Otter dice sin rodeos que usa las grabaciones para «entrenar su tecnología de IA propia con grabaciones de audio desidentificadas y transcripciones, que pueden contener información personal». Ninguna casilla permite rechazar este uso, ni siquiera en los planes de pago. La duración de conservación tampoco se cuantifica: los datos se conservan «tanto tiempo como sea necesario», una fórmula que no compromete a nada verificable. Los servidores están alojados en Amazon Web Services en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo para las transferencias fuera de la Unión Europea.

Por qué nos interesa de todos modos

Para un departamento comercial que deba poder demostrar, en caso de litigio, que informó debidamente a cada participante, la infraestructura de consentimiento de Otter merece la pena: es la única de las tres que combina anuncio visible, mensaje en el chat y bloqueo de entrada. La mencionamos en nuestros proyectos de auditoría y consultoría cuando la pregunta planteada es precisamente «cómo demostrar que la gente lo sabía». Para todo lo demás, su política de entrenamiento por defecto cierra la puerta a un uso en el sector jurídico o en una asesoría contable.

Dónde falla

El entrenamiento sin posibilidad de rechazo es la reserva principal: un despacho o una empresa sujeta al secreto profesional no puede aceptarlo tal cual. La ausencia de interfaz en francés es una segunda para un equipo que no trabaja en inglés a diario: el francés es solo uno de los seis idiomas de transcripción en directo, no un idioma de interfaz. Por último, el alojamiento estadounidense obliga a aceptar una transferencia de datos fuera de la Unión Europea, aunque esté regulada por cláusulas contractuales tipo.

Nuestra recomendación

Otter conviene a un equipo angloparlante que quiera una prueba de consentimiento sólida y acepte que sus grabaciones alimenten un modelo. Para un despacho francés sujeto al secreto profesional, o un equipo que quiera trabajar en francés a diario, mire mejor hacia Fireflies o Notta.