Otter.ai : notre avis

Otter.ai rejoint une visioconférence Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams à l'heure prévue, transcrit la conversation en direct et publie un résumé avec les actions à suivre à la fin. L'outil vise autant la personne qui veut relire un entretien que l'équipe qui veut cesser de prendre des notes en réunion.

Un robot qui s'annonce, pas un espion

Contrairement à une idée répandue sur les assistants de réunion, Otter ne se glisse pas discrètement dans un appel. Il rejoint sous un nom visible par tous — [Prénom]'s Notetaker (Otter.ai) — et poste un message dans le chat de la réunion dès qu'il se connecte, avec le lien vers la transcription en cours. Un e-mail peut aussi partir vers tous les invités avant la réunion pour prévenir que Notetaker y assistera. Sur le palier Enterprise et avec une licence Microsoft, l'extension Otter pour Outlook va plus loin : elle bloque l'entrée en réunion Teams tant que le participant n'a pas cliqué pour accepter d'être enregistré. C'est la mécanique de consentement la plus développée des trois outils que nous avons comparés dans cette catégorie.

Ce que devient l'enregistrement ensuite

C'est là que le tableau change. La politique de confidentialité d'Otter dit noir sur blanc utiliser les enregistrements pour « entraîner sa technologie IA propriétaire sur des enregistrements audio dé-identifiés et sur des transcriptions, qui peuvent contenir des informations personnelles ». Aucune case à cocher ne permet de refuser cet usage, y compris sur les paliers payants. La durée de conservation n'est pas chiffrée non plus : les données restent « aussi longtemps que nécessaire », une formule qui n'engage à rien de vérifiable. Les serveurs sont hébergés chez Amazon Web Services aux États-Unis, avec des clauses contractuelles types pour les transferts hors Union européenne.

Pourquoi il nous intéresse quand même

Pour un service commercial qui doit pouvoir prouver, en cas de litige, qu'il a bien informé chaque participant, l'infrastructure de consentement d'Otter vaut le détour : c'est la seule des trois à combiner annonce visible, message de chat et blocage d'entrée. Nous la mentionnons dans nos missions d'audit et conseil quand la question posée est justement « comment prouver que les gens savaient ». Pour tout le reste, sa politique d'entraînement par défaut ferme la porte à un usage en secteur juridique ou en cabinet comptable.

Là où ça coince

L'entraînement sans possibilité de refus est la réserve principale : un cabinet ou une entreprise soumis au secret professionnel ne peut pas l'accepter tel quel. L'absence d'interface en français en est une deuxième pour une équipe qui ne travaille pas en anglais au quotidien — le français n'est qu'une des six langues de transcription en direct, pas une langue d'interface. Enfin, l'hébergement américain impose d'accepter un transfert de données hors Union européenne, même encadré par des clauses contractuelles types.

Notre recommandation

Otter convient à une équipe anglophone qui veut une preuve de consentement solide et accepte que ses enregistrements nourrissent un modèle. Pour un cabinet français soumis au secret professionnel, ou une équipe qui veut travailler en français au quotidien, regardez plutôt Fireflies ou Notta.